18 September 2026-Kegiatan hari ini berbeda dari kegiatan biasanya, pada hari sabtu 17 Oktober 2026 di siang hari ketua dan sekretaris dipanggil ke Aula Khadijah SMAIT As-Syifa Boarding School Wanareja yaitu BEM, MPK, AEC, ASKAR, ADC, Dewan Ambalan, Angkatan kelas 10 dan kelas 11. Mereka dipanggil untuk mengikuti kegiatan kesekretariatan yang membahas tentang “Bagaimana Menjadi Sekretaris Yang Bisa Diandalkan” kegiatan tersebut membahas bagaimana cara membuat surat yang baik dan benar dan sesuai dengan etika pembuatan surat. Selain itu, dibahas pula etika dalam membuat sertifikat, proposal, dan seni dalam surat menyurat.
Apa itu Kesekretariatan
Kesekretariatan merupakan kegiatan yang menunjang pendidikan untuk sekretaris organisasi maupun angkatan. Oleh karena itu, kegiatan kesekretariatan ini penting membantu sekretaris dalam membuat surat perizinan, proposal, ataupun surat undangan agar memenuhi etika dalam pembuatan surat. Tidak hanya itu juga kegiatan ini juga mengajarkan cara untuk membuat proposal, sertifikat, dll. yang membuat sekretaris menjadi lebih mudah dalam membuatnya.
Kegiatan Kesekretariatan
Kegiatan siang hari yang biasanya istirahat diubah menjadi kegiatan kesekretariatan untuk sekretaris organisasi dan angkatan, sekretaris didampingi oleh ketua masing-masing. Kegiatan dimulai pada pukul 13.00 WIB di Aula Khadijah SMAIT As-Syifa Boarding School Wanareja, sesampainya disana sekretaris dan ketua duduk menunggu acara dimulai, sambil berbincang-bincang dan mempersiapkan apa saja yang diperlukan. Acara dimulai oleh MC yang membacakan rangkaian acara untuk kegiatan tersebut. Acara diawali oleh pembacaan ayat suci Al-Quran yang dibawakan oleh ananda Furqon Zain Alauddin, dilanjut dengan sambutan dari Ustadz Hikmat Romdon, S.Ud. yang menyampaikan sambutan tentang amanah organisasi “Bahwa menjalankan organisasi itu tidak hanya semata-mata ada nama di organisasi tapi juga dengan amanah yang sangat besar ” semua peserta yang mendengarnya mengingat kata-kata tersebut untuk dijadikan motivasi,
Sambutan dilanjutkan oleh Ustadz Megi Hartandi, S.Pd. yang memberi tahu apa yang akan dilakukan ketika kegiatan kesekretariatan membahas apa saja yang perlu dicatat dan mengingatkan apa saja yang harus dipersiapkan dalam kegiatan pada siang hari tersebut. Acara selanjutnya yaitu acara inti yaitu Kesekretariatan yang disampaikan oleh Ustadzah Rika, sebelum ke materi Ustadzah Rika memberi tahu bahwa sekretaris itu adalah hidden power organisasi “karena tanpa sekretaris organisasi tidak akan bisa membuat perizinan dan tidak ada yang memegang untuk membuat surat” mendengar hal itu ketua dan sekretaris setuju, setelah itu ustadzah memberikan pernyataan tentang sekretaris dan menanyakan mitos atau fakta.
Setelah selesai semua pembuka yang disampaikan oleh ustadzah Rika, akhirnya masuk tentang seni surat menyurat yaitu apa saja yang dibutuhkan dalam surat dan etika dalam penulisan surat, menjelaskan unsur apa saja yang ada di surat yaitu kop surat, nomor surat, lampiran, perihal, tanggal surat, alamat surat, salam pembuka, pembuka surat, isi surat, penutup surat, dan tanda tangan, setelah dijelaskan satu persatu unsur surat, ia bertanya apakah sudah mengerti dan semua mengangguk. Setelah itu ia memberikan contoh dan bertanya apakah ada yang salah dalam surat ini para peserta memperhatikannya dan menjawab bahwa peletakan tanda tangannya salah harusnya jabatan yang lebih tinggi itu berada di kanan dan yang lebih rendah berada di kirinya jika tanda tangan identitas itu hanya dua orang.
Untuk tiga orang itu ada dua jenis yaitu tanda tangan sejajar dan tanda tangan piramida. Tanda tangan sejajar itu letaknya sejajar berarti yang jabatannya lebih rendah itu berada di paling kiri dan jabatan yang lebih tinggi itu berada di paling kanan, sedangkan tanda tangan piramida itu seperti piramid letak tanda tangan jabatan yang paling rendah itu di kiri lalu disamping kanan yang lebih tinggi dan yang bawah jabatannya yang paling tinggi.
Semua peserta telah mengerti dan ia melanjutkan ke materi berikutnya yaitu membuat sertifikat, yang dimana dalam membuat sertifikat juga ada unsur-unsurnya yaitu judul sertifikat, nama penerima, pernyataan resmi, nama penyelenggara dan logo, tanggal dan tempat pelaksanaan, nomor sertifikat, tanda tangan dan stempel, elemen Desain dan Tipografi. Ustadzah menjelaskannya satu persatu juga tapi tidak memperdalam seperti membuat surat hanya sekilas memberi tahu cara membuat sertifikat.
Materi dilanjut dengan cara membuat proposal agar tidak ditolak, sama seperti tadi dijelaskan terlebih dahulu unsur-unsurnya judul, pendahuluan, tujuan kegiatan, tema kegiatan, sasaran dan peserta, jenis kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan, susunan kepanitiaan, rencana anggaran biaya, jadwal acara, penutup, lampiran. Ia memberi tahu agar proposalnya tidak ditolak dengan cara cover harus kelihatan menarik, jelas, dan meyakinkan, sama seperti sertifikat ini tidak dibahas terlalu mendalam tetapi cukup untuk dasarnya.
Acara pun tiba di materi terakhir yaitu LPJ atau Laporan Pertanggung Jawaban hasil kerja, tidak sama seperti sebelumnya ustadzah tidak langsung menyebutkan unsur dan menjelaskannya namun langsung memberi contoh, setelah itu baru menjelaskannya dengan detail dan memberi tahu bahwa LPJ itu hanya untuk acara besar. Setelah itu Ustadzah Rika langsung menutup materinya dikarenakan waktu yang terbatas, dan memberi tahu bahwa kegiatan kesekretariatan ini penting dan harus diingat baik-baik.
Harapannya para sekretaris bisa menjadi lebih baik dan lebih berkualitas agar bisa menunjang kegiatan organisasi. Melalui kegiatan kesekretariatan, sekretaris diharapkan lebih mudah dalam membuat perizinan, proposal, dan sertifikat, serta memahami peran tugasnya secara konsisten.
